PROCESOS DE PLANEACIÓN

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1. DEFINICIÓN DEL ALCANCE

1.1. Descripción de los límites que tiene un proyecto.

1.2. Tener muy claro lo que está y lo que no está incluido dentro de un proyecto.

1.3. Saber exactamente qué esperar y qué no del proyecto.

1.4. “límites, suposiciones, restricciones y criterios para lograr el éxito”

1.5. Para poder llevar a cabo este proceso, es necesario que se cuente con el contrato del proyecto, información sobre el problema que guía el proyecto y del beneficiario, así como un marco de referencia.

2. DOCUMENTOS

2.1. La declaración del alcance del proyecto: justificación del proyecto, los resultados y beneficios, las restricciones y dependencias con otros proyectos y se define qué se puede considerar como éxito en el proyecto.

2.2. La estructura del desglose del trabajo: Descripción que, basada en el objetivo general y en los objetivos específicos, desmenuza todas las actividades que se llevarán a cabo y las tareas que cada una conlleva.

2.3. El plan de control de cambios: Documento donde se especifica a las personas que pueden aprobar los cambios y el rol del gerente para determinar las implicaciones de los cambios solicitados sobre el cronograma y presupuesto.

3. GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

3.1. Están concentrados todos los procesos que se precisa realizar para poder terminar el proyecto en el tiempo y la forma convenidos.

3.2. Debe estimarse el esfuerzo, el tiempo y los recursos que se requieren para el buen logro del proyecto.

3.2.1. 4 ACCIONES

3.2.1.1. LA DEFINICIÓN DEL CRONOGRAMA: Básicamente, lo que tiene lugar es la generación de las secuencias de actividades que se realizarán, considerando tiempos y recursos.

3.2.1.2. LA PUBLICACIÓN DEL CRONOGRAMA: Se hace del conocimiento de todos los involucrados una propuesta de cronograma de trabajo. Esta se ajusta conforme a las necesidades y actividades de éstos

3.2.1.3. EL MONITOREO DEL CRONOGRAMA:es necesario darle seguimiento al cumplimiento de las actividades en los tiempos y con los recursos programados. Es en el monitoreo donde surgen algunos desfases que se tienen que ajustar, generando variaciones en el cronograma.

3.2.1.3.1. El cronograma debe reflejar la interdependencia de las actividades.

3.2.1.4. LA ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA: Cuando es necesario generar modificaciones en el cronograma, éste se debe adaptar y los ajustes deben ser conocidos por todos los involucrados en las actividades.

4. GESTIÓN DE COSTES Y PRESUPUESTO

4.1. Acciones que se llevan a cabo para conocer qué tantos recursos monetarios son necesarios para poder ejecutar un proyecto.

4.2. Se establece el monto del costo, se trata de una estimación que es móvil, pues los costos se van modificando a través del tiempo.

4.2.1. 4 acciones

4.2.1.1. La definición del presupuesto: Específicamente, en esta acción se estima el costo de cada una de las actividades que se realizará, de acuerdo con los recursos que le son necesarios.

4.2.1.2. La ejecución del presupuesto: Se refiere tanto a la aprobación del presupuesto, como a su difusión entre los interesados. Aquellos que realicen las acciones, deben saber con cuánto dinero cuentan para cada una. De igual modo, considera la autorización de los diversos gastos contemplados.

4.2.1.3. El control del presupuesto: Esta acción tiene que ver con la revisión de la ejecución del presupuesto, dando seguimiento a la utilización del recurso en cada una de las acciones y a su correcta comprobación de acuerdo con las exigencias del proyecto.

4.2.1.4. La actualización del presupuesto: Tiene que ver con la adaptación del presupuesto en el caso de que esto se requiera y con el establecimiento de acciones correctivas en los diferentes rubros contemplados.

4.3. Un presupuesto se aprueba cuando se establecen los fondos autorizados para la ejecución de las acciones.

5. PLAN DE COMUNICACIONES

5.1. Documento que se realiza para hacer saber las políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de un proyecto.

5.1.1. FASE DE ANÁLISIS

5.1.1.1. Análisis de la entidad que va a comunicarse y de la forma en la que se ha comunicado en el pasado, así como los resultados a los que ha llegado.

5.1.2. ETAPA DE OBJETIVOS

5.1.2.1. Se determinan cuáles son los objetivos de comunicación que se persiguen.

5.1.2.1.1. El plan de comunicación termina con el establecimiento de mecanismos de seguimiento, control y evaluación de las acciones que se ejecutan, según la Plataforma de Voluntariado de España

5.1.3. Designar el público al que vamos a dirigirnos.

5.1.3.1. Podemos determinar cuál es la mejor estrategia de comunicación, considerando el estilo de comunicación y los medios y formas adecuados.

6. GESTIÓN DE COMPRAS

6.1. Proceso de administración de las adquisiciones que se realizan al interior de un proyecto.

6.1.1. Este proceso puede incluir tanto bienes, como servicios o resultados específicos que no se desarrollan en el proyecto mismo, sino que son generados por proveedores.

6.1.1.1. De acuerdo con el Project Management Institute (PMI, 2017, web), la gestión de compras incluye:

6.1.1.1.1. -La gestión de contratos. – El control de cambios en los contratos. – La administración de las obligaciones contractuales.

6.2. La palabra clave es el contrato.

6.2.1. Documento legal que establece una serie de obligaciones entre un comprador y un vendedor.

6.3. PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS

6.4. ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

6.5. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA COMPRA