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SISTEMAS DE INFORMACIÓN создатель Mind Map: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. El funcionamiento de la empresa no es una secuencia asilada, mas bien es una secuencia coordinada de actividades.

1.1. Secuencia coordinada de actividades:Intervienen las distintas unidades organizativas (departamento comercial, departamento de producción, departamento de administración, etc.),

2. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN (ERP)

2.1. La evolucion de los sistemas informaticos de gestión.

2.2. Se ha obligado a las empresas a mejorar la gestión y facilitar la integracion de diferentes areas personales.

2.2.1. Las áreas personales son: Financiera, profesional,mental, educativa,física, de la salud,familiar,personal,social,cultural,espiritual y ética.

2.3. Los sistemas ERP, tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa.

2.3.1. La gestión es es una actividad o plan de acción realizada por diferentes individuos especializados, como directores institucionales, consultores, productores, gerentes, entre otros, que buscan mejorar la productividad y la competitividad de una empresa o de un negocio.

2.4. Los sistemas integrales de gestion (ERP) surge en los años noventa.

2.4.1. Los sistemas ERP ayudan o permiten integrar los flujos de información de la empresa y de sus departamentos.

2.5. La integración a nivel de procesos.

2.6. En una empresa cada departamento se centra en resolver tareas de manera eficaz y eficiente.

2.6.1. Eficaz: Actitud o capacidad que tiene un ente que realiza un trabajo o ejecuta una tarea y la realiza bajo los parámetros indicados y cumpliendo a cabalidad la expectativa que se genera de su función.

2.6.2. Eficiente:Capacidad de disponer de alguien o algo para conseguir el cumplimiento adecuado de una función.

2.7. Cada departamento tiene una función especifica para llevar a cabo ciertas actividades, se puede decir que en las empresas es importante que a cada adctividad o tarea se le sea asignada un area o un departamento de trabajo y asi logrando la especialización.

2.7.1. Especialización:Proceso por el que un individuo, un colectivo o una institución se centra en una actividad concreta o en un ámbito intelectual restringido en vez de abarcar la totalidad de las actividades posibles o la totalidad del conocimiento.

2.7.2. La empresa debe tener una vision clara con respecto a su funcionamiento, el cliente y el resultado global.

2.8. A toda actividad de le denomina proceso.

2.8.1. Proceso: Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.

2.9. Cuando se estudian las actividades que tiene una empresa se le concidera apropiado decirle cadena de valor siendo esta la secuencia de adctividades que en relidad le generar valor a el cliente o clientes.

2.9.1. La cadena de valor es una herramienta de análisis estratégico que ayuda a determinar la ventaja competitiva de la empresa.

2.10. Existen unas actividades de valor las cuales se pueden dividir en dos grupos, tales como :

2.10.1. 1. Actividades primarias: Se encuentran resentes en la creacion del producto, en las ventas y entregas del comprador.

2.10.2. 2. Actividades de apoyo: Son aquellas que tienen relacion con las actividades primarias relacionandoce entre ellas, teniendo en cuanta las actividades de la empresa, los recursos humanos,los sistemas de informacion entre otros mas.

3. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (ERP)

3.1. Definición de un Sistema ERP

3.2. Los sistemas de gestión ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera todas las áreas funcionales de una empresa.

3.3. Un sistema ERP es sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto por un conjunto de módulos funcionales.

3.3.1. Logistica

3.3.2. Finanzas

3.3.3. Recursos Humanos.

3.4. Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada.

3.5. Un sistema de estas características debería estar adaptado para funcionar en entornos internacionales, soportando la gestión de varios idiomas, monedas y sistemas de tributación, así como la generación de informes y documentos adaptados a la legislación vigente en cada país.

3.6. los proveedores de sistemas ERP han desarrollado productos especializados que incorporan aplicaciones y funcionalidades a la medida de un determinado sector, denominadas soluciones verticales o sectoriales.

4. ESTRUCTURA DE UN ERP

4.1. Un sistema basico de un ERP

4.2. Dentro de la estructura de un ERP se adoptan una estructura modular que soporta los diferentes procesos de una empresa.

4.2.1. El módulo de gestión financiera

4.2.2. El módulo de gestión de compras.

4.2.3. El módulo de gestión de ventas.

4.2.4. El módulo de recursos humanos.

4.2.5. Proceso de Evaluación

4.2.6. Proceso de contratación

4.3. El sistema básico del ERP está formado por las aplicaciones técnicas y la arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los módulos.

4.4. Las principales plataformas de servidores son los sistemas Windows Server y Linux, mientras que las bases de datos más utilizadas son Oracle, Microsoft SQL Server e IBM DB2.

4.5. Las últimas versiones de los ERP incluyen el soporte a las tecnologías derivadas de Internet, como el estándar XML o el lenguaje de programación Java.

5. MÓDULOS

5.1. MÓDULO DE APOVISIONAMIENTO

5.2. El proceso de aprovisionamiento en una empresa comprende la gestión de materiales y la relación con los proveedores.

5.3. Este módulo se apoya en dos bases de datos fundamentales:

5.3.1. La base de datos de materiales, que permite registrar para cada referencia su código, descripción, peso, dimensiones, calidad, cantidad en stock, etc.

5.4. El módulo de aprovisionamiento facilita la planificación de los pedidos a proveedores a partir de las necesidades de compra de la empresa, que pueden venir determinadas por la demanda de productos terminados o por el control de unos stocks mínimos de producción.

5.5. el módulo de aprovisionamientos deberá dar soporte a todos los procesos de compra, desde la gestión de proveedores y tarifas hasta el control de los procesos de pedidos, conciliación de facturas y otras fases implicadas en el aprovisionamiento, tanto de productos como de materias primas, bienes de inversión o servicios, así como la gestión de contratos de suministro.

5.6. MÓDULO DE VENTAS

5.7. El módulo de ventas se ocupa de la relación de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales preventa y post venta.

5.8. MÓDULO DE FINANZAS

5.9. Se encarga de la contabilidad y de la gestión financiera de la empresa.

5.9.1. La base de datos de proveedores, que almacena los datos sobre cada uno de los proveedores seleccionados: nombre, personas de contacto, dirección de pedido, datos fiscales para facturación, etc.

5.10. Este módulo proporciona herramientas flexibles y aplicaciones orientadas tanto a la contabilidad financiera, como a la contabilidad analítica o de costes.

5.11. MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS

5.12. El módulo de recursos humanos de un ERP permite gestiona linformación relacionada con los empleados de una organización (datos personales, formación recibida, experiencia, ocupación, salario, historial profesional, períodos vacacionales, bajas por enfermedad, premios, sanciones, etc.).

5.13. MÓDULO DE GESTIÓN DE MEDIOS TÉCNICOS MANTENIMIENTO

5.14. Este módulo facilita el control de los recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinaria, elementos de transporte y repuestos; e integra las funciones empresariales de compras y mantenimiento para asegurar la disponibilidad de estos recursos en las operaciones empresariales.

6. FUNCIONALIDADES ADICIONALES DE UN SISTEMA ERP

6.1. Los módulos descritos en el apartado anterior responden a la estructura tradicional de un sistema de gestión. Sin embargo, en el momento actual los ERP cubrenfuncionalidades adicionales, ofreciendo opciones que hasta la fecha correspondían a otro tipo de aplicaciones.

6.2. CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)

6.3. Solamente empresas de una cierta dimensión y sobre todo empresas del sector servicios, con grandes carteras de clientes, acometieron proyectos de puesta en marcha de sistemas CRM en ese mismo período.

6.4. Esta necesidad ha tenido su respuesta en el mercado de soluciones de sistemas integrados de gestión, por lo que en estos momentos ya resulta frecuente ampliar la denominación ERP, añadiendo ERP-CRM para indicar que el producto ofrece este tipo de funcionalidad.

6.5. PORTAL WEB

6.6. En la actualidad el desarrollo de Internet, del comercio electrónico y de las redes sociales está provocando en las empresas la necesidad de integrar sus portales web con los sistemas de gestión.

6.7. Esta necesidad se puede cubrir por los productos de gestión de dos maneras

6.7.1. Mediante el enlace directo desde el portal a la aplicación de gestión, siempre que ésta sea accesible vía web.

6.7.2. Mediante la provisión de servicios web (web services) que permitan desarrollar aplicaciones desde el portal, totalmente integradas con el sistema de gestión

6.8. GESTIÓN DOCUMENTAL

6.9. Los sistemas de gestión empresarial se limitaron en sus orígenes a almacenar solamente los datos procedentes de las operaciones de las empresas, estructurados en bases de datos relacionales.

6.10. En la actualidad muchas aplicaciones de gestión también incorporan algunas funcionalidades propias de la gestión documental, facilitando que se puedan incorporar directamente los documentos al sistema y permitiendo el acceso a los mismos desde diversos módulos de la aplicación.

6.11. GENERACIÓN DE INFORMES

6.12. Con un planteamiento similar al ya comentado en el caso de las funcionalidades CRM, los ERP también ofrecen en la actualidad de forma integrada algunas de las funcionalidades que hasta la fecha estaban siendo soportadas por aplicaciones de generación de informes o sistemas de Business Intelligence.

6.13. Casi todos los productos ERP hoy en día permitenexportar datos para su tratamiento posterior en una hoja de cálculo como Excel

6.14. MOVILIDAD

6.15. Gracias a la popularización de los dispositivos móviles, losservicios y aplicaciones basadas en la movilidad constituyen desde haceunos años una de las grandes revoluciones de las TIC, existiendo en estosmomentos opciones tecnológicas que cubren las necesidadesdel persona que desarrolla en mayor o menor medida sus funciones fuera de laempresa.

6.16. Dentro de los sistemas ERP podemos considerar que existen tres modalidades de funcionamiento en movilidad:

6.16.1. Off-line: la aplicación permite operar sin conexión al sistema central, produciéndose una sincronización posterior a través de un intercambio total de los datos desde el terminal móvil, o bien mediante operaciones de sincronización incremental.

6.16.2. On-line: requiere de una conexión en tiempo real con la empresa, por lo que el requisito para operar de este modo será el de disponer de un acceso a Internet con unos mínimos requisitos de calidad en lo que se refiere a disponibilidad y ancho de banda.

6.16.3. Mixto: permite realizar algunas opciones en modo off-line, pero requiriendo de la conexión en tiempo real (modalidad on-line) para poder tener acceso a la mayor parte de las funcionalidades. La modalidad mixta es la que se presenta como una tendencia en estos momentos en las aplicaciones que se desarrollan orientadas a teléfonos móviles.

6.17. BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

6.18. La funcionalidad BPM permite el diseño de procesos y su posterior ejecución y control. Mediante este tipo de funcionalidad la empresa puede lograr una automatización de los flujos de trabajo, evitando que sean las personas las que tengan que coordinar dichos flujos.

6.19. No obstante, algunos ERP ya ofrecen esta funcionalidad incluida dentro del propio producto, lo que tiene como principal ventaja el evitar los procesos de integración de datos.

7. CARACTERISTICAS GENEREALES DE UN ERP

7.1. CAPACIDAD DE PARAMETRIZACIÓN

7.2. La parametrización del ERP exige un gran conocimiento tanto del producto como de las necesidades de la empresa.

7.3. La complejidad de un producto ERP está directamente relacionada con el nivel de parametrización que éste permite.

7.4. INTERFAZ DE USUARIO AVANZADA Y FLEXIBLE

7.5. Los ERP manejan nuevas tecnologías e interfaz de usurios.

7.6. El significado de esta es que es la capacidad de personalizar la intencion del usuario con el sistema.

7.7. CAPACIDAD DE ACCESO A INFORMACIÓN

7.8. Cuentan con un conjunto de salidas e informes.

7.9. INTEGRACIÓN CON OTRAS APLICACIONES

7.10. Ofrecen integracion con otros sistemas

7.10.1. Integración con sistemas de toma de datos en planta.

7.10.2. Interfaces normalizados para entradas y salidas de datos e información.

7.10.3. Generación de formatos de integración.

7.11. OTRAS CARACTERISTICAS DE UN ERP

7.12. Incomporación de herramientas de seguridad.

7.13. Ayudas en linea.

8. METODOLOGÍA Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP

8.1. CRITERIOS A TENER EN CUENTA

8.2. Funcionalidad del ERP

8.3. Criterios tecnicos

8.4. Criterios organizativos

8.5. Facilidad de uso.

8.6. Proveedores

8.7. Referencias de implantación

9. EL MERCADO DE LOS ERP

9.1. El mercado ofrece muchas alternativas sin embargo muchas veces no se encuentra el aspecto de producto - proveedor.

9.2. Es importante que la empresa cuente con esperiencia en el sector.

9.3. Es importante destacar las soluciones del código abierto - Open Bravo.

10. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP

10.1. La implantación del sistema comienza con el estudio técnico y funcional.

10.2. Al tomar la decision del ERP se va a implantar.

10.3. Debido a esta primera etapa se define el alcance funcional,el organizativo y la viabilidad del proyecto,se tiene en cuenta las restricciones economicas, tecnicas y temporales.

10.4. En las empresas medianas suelen definirse los siguientes subproyectos:

10.5. Módulo financiero, compras, ventas y gestión de inventarios.

10.6. Módulo productivo, recursos humanos y mantenimiento,entre otros.

11. FACTORES CLAVES DE UNA ERP

11.1. Planificación realista.

11.2. Compromiso de la dirección con el proyecto.

11.3. Definición precisa de los objetivos.

11.4. Gestión del cambio organizativo.

11.5. Formación y soporte técnico a los usuarios.

11.6. Equipo de implantación con experiencia en el sistema elegido.

12. ANALISIS ECONOMICO

12.1. INVERSIÓN EN HARDWARE Y SOFTWARE BASICO

12.2. INVERSIÓN EN LICENCIAS DEL ERP

12.3. COSTE DE LA IMPLANTACIÓN

12.4. MIGRACIÓN DE DATOS

12.5. COSTE DE SERVICIO DE TELECOMUNICACIONES

12.6. DESARROLLOS ESPECIFICOS

12.7. GASTOS DE MANTENIMIENTO

13. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN

13.1. Se le debe facilitar a la consultora que se va a encargar de la implantación del sistema toda la información disponible.

13.2. Se debe contar con un equipo de trabajo que tenga conocimientos profundos de la organización y capacidad para tomar decisiones.

13.3. Se debe establecer un contrato lo más claro posible en el que se establezcan las responsabilidades en el proyecto de ambas partes.

13.4. Se debe Establecer fases dentro de la gestión del proyecto que permitan a la organización adaptarse a los cambios.

13.5. Se debeeEstablecer fases dentro de la gestión del proyecto que permitan a la organización adaptarse a los cambios.

13.6. Se debe liberar las agendas de las personas que van a tener que dedicar una parte importante de su tiempo al proyecto.

13.7. Se debe establecer plazos realistas, pero que comprometan a la organización.

13.8. Debe existir una tendencia a pensar que los cambios importantes deberían coincidir con el arranque de un nuevo año.

14. LA EMPRESA INTERCONECTADA Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTERORGANIZACIONALES

14.1. NECESIDAD DE INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA CON LOS AGENTES DE SU ENTORNO.

14.2. Los clientes y proveedores.

14.3. La administración pública.

14.4. Las entidades financieras.

14.5. Unidades de negocio de la propia empresa.

14.6. La sociedad en general.

14.7. SISTEMAS QUE FACILITAN L AINTEGRACION DE SISTEMAS ENTRE ORGANIZACIONES.

14.8. Requiere de la existencia de un fromato y codigo común.

14.9. EDI

14.10. Facilita la comunicacion entre sistemas de información.

14.11. Las grandes empresas lo tienen en cuenta.

14.12. Se ha venido utilizando desde hace varias décadas en algunos sectores como la automoción, la banca o la distribución, con sus propias normas específicas en cuanto a la definición de los tipos y estructura de mensajes intercambiado.

15. FACTURA ELECTRONICA

15.1. SIGNIFICADO: Es la versión electrónica equivalente desde el punto de vista funcional y legal de la factura en papel.

15.2. VENTAJAS QUE APORTA A LAS EMPRESAS, PROFESIONALES Y OTRAS ENTIDADES.

15.3. Ahorro de costes.

15.4. Reducción de tiempos de gestión.

15.5. Integración con las aplicaciones de software de gestión de la empresa.

15.6. Obtención de información en tiempo real.

15.7. Reducción del impacto medioambiental.

16. INTERFACES NORMALIZADAS

16.1. Resulta cada vez más habitual entre empresas que especifican el formato de intercambio a sus clientes o proveedores.

17. BANCA ELECTRONICA

17.1. Permiten realizar por lotes y automatizar determinadas transacciones telemáticas, tales como el pago mediante transferencia o el giro de remesas.

18. ADMINISTRACIÓN ELECTRONICA

18.1. La definición de formatos normalizados a los que las empresas se han de adaptar para poder realizar diferentes tipos de operacione, tales como:

18.2. Declaraciones periódicas de carácter general, como el IVA, IRPF, entre otros.

18.3. Declaraciones específicas de determinados sectores.

18.4. Transacciones habituales.