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Casos de exito Sistemas ERP- Adriana Esperanza Morales - Código: 1208219233 Universidad de Cundinamarca.

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1. MODULOS FUNCIONALES DE UN SISTEMA ERP

1.1. Recursos Humanos

1.1.1. El módulo de Recursos Humanos ayuda al equipo de recursos humanos a gestionar de forma eficiente del talento de la organización. Este módulo del ERP permite administrar la información de los empleados, hacer un seguimiento de los registros de los empleados, como evaluaciones de desempeño, designaciones, descripción de los puestos de trabajo, matriz de habilidades, seguimiento de tiempo y asistencia. Se puede gestionar el sistema de nómina para administrar los salarios, los informes de pago, etc. También puede incluir el control de gastos de viaje y reembolso o la formación de los empleados.

1.2. Inventario

1.2.1. El módulo de inventario sirve para rastrear el stock de artículos o referencias. Cada uno puede ser identificado por números de serie único. Lo interesante del sistema de inventario de números únicos es que se puede hacer un seguimiento cada artículo y determinar su ubicación, el número de existencias, fechas de caducidad, etc. El módulo de inventario incluye funcionalidades como control de almacén, unidades maestras, informes de utilización de stock, etc. y se integra con el módulo de compra de ERP.

1.3. Ventas

1.3.1. El proceso de ventas incluye procesos como consultas, solicitud de información, gestión de consultas y leads, elaboración de presupuestos, aceptación de pedidos de ventas, elaboración de facturas de ventas con impuestos adecuados, envío de material o servicio, seguimiento de pedidos de ventas pendientes. Todas estas transacciones de ventas son gestionadas por el módulo de ventas de ERP. El módulo de CRM complementa al módulo de ventas para la creación de oportunidades futuras y la generación de prospectos, se integra con contabilidad e inventario.

1.4. Gestión de la Relación con el Cliente (CRM)

1.4.1. Un CRM mejora los resultados de ventas de la empresa a través de un mejor servicio al cliente y de establecer una relación de calidad con los clientes. Todo el historial interacción de la empresa con el cliente (comunicaciones, llamadas, reuniones, detalles de las compras realizadas por el cliente, reuniones, contratos, etc.) queda registrado en el módulo. El módulo de CRM se integra con el módulo de producción, inventario y ventas.

1.5. Compras

1.5.1. El módulos de compra se encarga de los procesos que forman parte de la adquisición de artículos, materias primas o servicios que se requieren para la producción o el funcionamiento organización. El módulo de compra consta de funcionalidades como lista de proveedores, identificación de los artículos con sus proveedores, envío de solicitudes de cotización a proveedores, recibos y registros de cotizaciones, análisis de cotizaciones, preparación de pedidos de compra, seguimiento de los artículos comprados, preparación comprobante de recepción de mercancías, verificación de factura, actualización de existencias y varios informes.

1.6. Finanzas y contabilidad

1.6.1. Su sistematización reduce y simplifica la carga administrativa en la organización controlando los gastos y compromisos financieros. Gestiona la información de todos los ingresos y salida de dinero, y el capital. Realiza un seguimiento de todas las transacciones relacionadas con la cuenta, como gastos, balance, libros de contabilidad, presupuestos, estados de cuenta bancarios, recibos de pago, gestión de impuestos, etc. Almacena las actividades y transacciones de la empresa usando un orden cronológico y clasificándolos según el Plan General Contable. Permite realizar presupuestos de gastos con facilidad. Genera informes financieros.

1.7. Producción

1.7.1. Ofrece funcionalidades como la planificación de la producción, la programación de las máquinas, materias primas, la preparación (lista de materiales), seguimiento del progreso de la producción diaria, pronóstico la producción e informe de producción real. Controla las estaciones de trabajo, las fórmulas de los productos y los procesos de producción, realizar la explosión de materiales (explicación detallada de la composición de cada material), controlar los lotes de producción y costos.

1.8. Gestión de proyectos

1.8.1. El módulo de gestión de proyectos permite controlar todo el ciclo de vida de un proyecto desde su planificación hasta su implantación y finalización. Permite establecer un seguimiento cercano y constante de todos los aspectos del proyecto controlar el tiempo, el personal involucrado en cada etapa, los gastos y su implicación en las finanzas de la organización.

2. CICLO DE VIDA

2.1. Planificación

2.1.1. Es la fase en la que se elabora una estrategia para abordar la implementación, se fijan unos objetivos que deben estar alineados con las necesidades de negocio. En esta fase se debe determinar la viabilidad del proyecto, tener en cuenta los riesgos para la organización, realizar una estimación de los costes que supondrá y planificar los plazos y los recursos necesarios para llevar a cabo la implementación.

2.2. Selección

2.2.1. Posteriormente se procede a la evaluación y selección del sistema ERP, etapa que es un criterio esencial para el éxito, puesto que la calidad del ERP seleccionado tendrá un impacto a largo plazo sobre los procesos de la organización.

2.2.1.1. Debe incluir

2.2.1.1.1. Criterios de selección

2.2.1.1.2. Procesos de selección

2.3. Implantación

2.3.1. La implementación del sistema ERP, es un ejercicio complejo, que implica muchas alteraciones de proceso y varias cuestiones de sucesión. Es por esto que las organizaciones necesitan una estrategia de implementación puesto que las consecuencias de una planeación deficiente pueden generar un pobre rediseño de procesos empresariales, sobrecostos, incumplimiento en tiempos, etc.

2.3.1.1. Evaluar

2.3.1.1.1. Procesos de Negocio

2.3.1.1.2. La automatización de procesos

2.3.1.1.3. Metodología de implementación.

2.3.1.1.4. El legado de datos

2.3.1.1.5. Hardware y Software

2.4. Pruebas

2.4.1. Las pruebas son un paso importante y se lleva a cabo a fin de que los errores pueden ser encontrados y resueltos antes de que el proceso de aplicación real.

2.5. Formación

2.5.1. La formación de los empleados se inicia con el proceso de implementación en el ciclo de vida de la aplicación ERP. Los empleados requieren de tiempo para acostumbrarse al nuevo sistema con el fin de poder ejecutar el sistema sin problemas después.

2.6. Puesta en marcha

2.6.1. se lleva a cabo cuando se realiza la conversión de datos y la ejecución real, para que el nuevo sistema corra y se retire el viejo sistema. El usuario final está capacitado para saber cómo usar el nuevo sistema. la etapa de puesta en marcha retorna a la etapa de implementación con nuevas posibilidades y necesidades que pueden resolverse a través de nuevos módulos, ajustes de parámetros o personalización de software.

2.7. Mantenimiento

2.7.1. El ciclo de vida de un sistema ERP no tiene fin, puesto que a medida que pasan los años, las tecnologías mejoran y el negocio crece, se abre paso a que se creen nuevas necesidades que se pueden suplir con una nueva versión de actualización o incluso un nuevo sistema, lo cual hace que las empresas pasen nuevamente por el ciclo.

3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS

3.1. Cuadro

4. CASO DE EXITO

4.1. Hotel Monteverde

4.1.1. El Hotel Monteverde está situado en Porto Cristo, Mallorca. Fue renovado en el año 2000 y cuenta con un edificio principal de 7 plantas y alrededor de 150 habitaciones. Entre otros servicios, dispone de restaurante, pub, piscina, pistas de tenis, etc.

4.1.1.1. Problematica

4.1.1.1.1. El hotel contaba con un sistema específico de gestión, basado en MS-DOS, privativo y con funcionalidades muy limitadas, por lo que los distintas áreas (facturación, administración, tesorería, contabilidad, almacén,...) o no estaban diferenciadas o estaban descoordinadas, lo que dificultaba la rapidez y eficiencia de la atención a clientes y ralentizaba las tareas diarias del hotel. Necesitaban una solución para gestionar correctamente toda la información generada, las tareas administrativas, la contabilidad diaria o la atención al cliente.

4.2. Autovía del mar S.A

4.2.1. Autovía del Mar SA es la empresa que administra las principales vías de acceso a los centros balnearios más importantes de la Argentina. Por un período de 30 años, obtuvo la concesión del sistema vial que comprende los accesos a la Costa Atlántica, unifica la operación de la Ruta 2 y el sistema de Ruta 11 y conexas.

4.2.1.1. Problematica

4.2.1.1.1. Antes de la implementación, la compañía manejaba sus procesos con un sistema de gestión en el cual no estaban volcados la totalidad de los procesos del negocio. Debido a la característica semi manual del procesamiento de los datos, el trabajo resultaba tedioso y la información era difícil de obtener.

5. CASO DE FRACASO

5.1. El fracaso en la implementación de Avon, un proyecto de USD 125 millones es un ejemplo de cómo la usabilidad se ha convertido en un tema crítico en el lugar de trabajo. Las personas que están acostumbrados a usar las aplicaciones simples, bien diseñadas en su vida personal, no tienen paciencia para la tecnología en el trabajo. Link Vídeo Explicativo

5.1.1. Plan De Implementación

5.1.1.1. En diciembre de 2013 el Wall Street Journal cubrió la noticia de que Avon Products Inc. detuvo la implementación de un proyecto de implementación ERP del software SAP. El sistema de gestión comenzaría a funcionar en Canadá y luego se extendería por todo el mundo. Se trató de un nuevo sistema de administración de órdenes, proyecto conocido como Service Model Transformation. El SMT combinaba dos productos de SAP (ERP; CRM) con un front-end construido sobre el software de comercio electrónico WebSphere de IBM.

5.1.1.1.1. Fallos