ERP- Anforderungsskizze

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ERP- Anforderungsskizze por Mind Map: ERP- Anforderungsskizze

1. Auftragserfassung

1.1. Dublettencheck Bestellnummer

1.1.1. damit eine Bestellnummer von einem Kunden nicht doppelt erfasst wird

1.1.2. Beim Vergleich

1.1.2.1. uppercase

1.1.2.2. Leer- & Sonderzeichen entfernen

1.1.2.3. evtl. auch Alphanumerische Zeichen entfernen

1.2. Infotexte (kundenspezifisch und auftragsspezifisch)

1.2.1. sollen bei der Auftragserfassung anzeigt werden

1.2.2. da vermutlich sehr spezielle Vereinbarungen für Fracht, Versicherungen, Sonderkonditionen, Lieferzeit, etc. existieren, die unter Umständen nicht mit einem ERP Regelwerk abgebildet werden können

1.3. Auftragskonditionen / Berechnung von Nebenkosten

1.3.1. Rabatt

1.3.2. Verpackung

1.3.2.1. Prozentualer Wert, Definition im Kundenstamm

1.3.3. Versicherung

1.3.3.1. Prozentualer Wert, Definition im Kundenstamm

1.3.4. Frachtkosten

1.3.4.1. Frachtfreigrenze

1.3.4.1.1. Umsatzabhängig und pro Kunde definierbar

1.3.4.2. Logik bzgl. Frachtkosten

1.3.4.2.1. wer ist Frachtführer

1.3.4.2.2. wenn < 32kg pro Paket, wenn < 10 Pakete, wenn <150kg Gesamtgewicht wenn Gurtmaß < xyz wenn beim Artikel nicht "kein UPS" hinterlegt ist dann normalerweise UPS

1.3.4.2.3. ansonsten Spedition

1.3.4.3. Frachtkosten trägt Kunde

1.3.4.3.1. UPS Kundennummer wird in Aufträgen erfasst. UPS berechnet dann die Frachtkosten direkt beim jeweiligen Kunde. Beispiel Kaiser & Kraft

1.3.4.4. Artikel müssen ausgeschlossen werden können (z.B. Montagekosten dürfen natürlich nicht bei den Frachtkosten berücksichtigt werden)

1.3.5. diese Konditionen sollen nach Kundengruppe / Branche bei Neukundenanlage vorbelegt werden

1.4. MwSt-Logik

1.4.1. Schwellenland

1.4.2. Ust-ID- Prüfung

1.4.3. Steuernummer

1.5. Preisfindung

1.5.1. mehrere Preislisten pro Artikel

1.5.2. Kunden wird Preisliste zugeordnet

1.5.3. Kunden-Artikel-Preisliste mit Gültigkeitszeitraum

1.5.4. Kundenrabatt

1.5.5. Warengruppenrabatt für einen Kunden

1.5.6. Verbandskunden

1.5.6.1. z.b.

1.5.6.1.1. E/D/E

1.5.6.2. Preislistenzuordnung

1.5.7. ab 10stk, 10% Rabatt

1.5.8. Bearbeitungsmöglichkeiten

1.5.8.1. Preislisten kopieren und ändern können

1.5.8.2. Wunsch Excel Import

1.6. Position Montagekosten

1.6.1. Prozentualer Wert vom Listenpreis

1.7. Erfassung von Informationen für den Frachtführer

1.7.1. Email

1.8. Fahreravis

1.9. Position / Artikel

1.9.1. direkter Aufruf von Zeichnungen

1.9.2. Stückliste

1.9.2.1. Stücklistenänderung im Auftrag

1.9.2.1.1. z.B. wird ein Regal verkauft und Fachböden entfernt oder hinzugefügt

1.9.2.2. 1 Stufe Packstücke

1.9.2.2.1. 2 Stufe Inhalt im Paket

1.9.2.2.2. Länge, Breite, Höhe, Volumen, Gewicht pro Packstück

1.9.3. Kunden-/Auftragshistorie der gekauften Artikel aufrufen können

1.9.3.1. letzte Preise

1.9.3.2. wann hat der kunde welchen Artikel erhalten

2. Verkauf / Auftragsbearbeitung

2.1. Kundenverwaltung

2.1.1. MIni CRM

2.1.1.1. Kundenprotokoll

2.1.1.2. Periodenliste

2.1.1.2.1. hat der Keyaccount den Kunden auch angerufen

2.1.1.2.2. alle 6/x Wochen soll jeder Kunde angerufen werden

2.1.1.3. Wiedervorlage: Termine

2.1.2. Ort soll durch PLZ automatisch eingetragen werden.

2.2. Tel. Avis

2.3. Systemaktionen / Druckfunktionen

2.3.1. Sammeldruck

2.3.1.1. Auftragsbestätigungen

2.3.1.1.1. per PDF

2.3.1.2. Rechnungen

2.3.1.2.1. gruppierter Rechnungssammeldruck, damit z.B. 30 Rechnungen in einem Umschlag versendet werden können

2.3.1.3. automatischer Versand per Email oder Ausdruck für postalischen Versand abhängig von Einstellungen

2.3.1.4. Logoeinbindung (abhängig von Variablen)

2.3.2. Montageanleitungen sollen automatisch beim Lieferscheindruck mit gedruckt und an den Kunden versendet werden

2.3.3. Faktura

2.3.3.1. bis zu 500 Rechnungen an Tag

2.3.3.2. Sammelrechnungen

2.3.3.2.1. für bestimmte Kunden

2.3.3.3. abweichende Rechnungsanschrift

2.3.4. Prozess für die Gutschrifterstellung

2.3.4.1. Genehmigungsverfahren für Gutschriften > 350 EUR

2.3.4.2. Gutschriften sollen mit Bezug zum Auftrag erstellt werden können

2.4. Schnittstelle zu Kunden

2.4.1. EDI / EDIFACT

2.4.1.1. Bestellungen von Kunden / Aufträge importieren

2.4.1.2. Aufträge prüfen, ggfs. Fehlerprotokoll erzeugen

2.4.1.3. Aufträge bestätigen

2.4.1.3.1. es gibt nur eine order-response

2.4.1.4. kundenindividuelle Kundenetiketten drucken

2.4.1.5. INVOICE

2.4.1.6. über Seeburger per AS2

2.4.1.6.1. Kunden

2.4.1.7. 1 Kunde über Drittanbieter Commerce Hub

2.4.2. Anbindung Kundenportal

2.4.2.1. VIKING / Officedepot

2.4.2.2. Schäfer Shop

2.4.3. Verpackungsdaten

2.4.3.1. ein Kunde verlangt pro Auftrag welche Verpackungsarten (Gitterbox, Palette, Karton) genutzt wurden

2.5. Streckengeschäft: Ware wird i.d.R. direkt an den Endkunden (=Kunde des Kunden) gesendet

2.5.1. Neutralversand / abweichender Absender

2.5.1.1. automatisch, wenn Lieferanschrift ungleich Kundenanschrift

2.5.1.2. Marktplatz Beispiel

2.5.1.2.1. Auftragsadresse

2.5.1.2.2. Kundenadresse / Rechnung

2.5.1.2.3. Lieferadresse

2.6. Schnittstelle Katalog- & Büroplanungssystem

2.6.1. Katalog-Preisabgleich

2.6.1.1. Idee Export Artikelnummer, Preise...

2.6.1.2. Import in der Katalogsoftware

2.6.1.3. Kataloge werden im Adobe indesign erstellt

2.6.1.3.1. Frau Meller wird sich da erkundigen, ob es möglich ist, dass Preise als Variablen abzulegen

2.6.2. pCon (Büroplanungssystem)

2.6.2.1. Idee mit Warenwirtschaft verbinden

2.6.2.1.1. Serie

2.6.2.1.2. Artikelnummer

2.6.2.1.3. Beschreibung

2.6.2.1.4. Einheitspreis

2.6.2.1.5. Gesamtpreis

2.6.2.2. man könnte das auch nutzen, damit Aufträge im Warenwirtschaftssystem angelegt werden

2.6.2.2.1. ob das wirklich sinnvoll ist, müsste geklärt werden

3. Einkauf

3.1. Generierung von Bestellungen / Bestellvorschläge

3.1.1. Dispoliste (basierend auf diesen Informationen werden Bestellungen generiert)

3.1.1.1. Artikel

3.1.1.2. Mindestbestellmengen

3.1.1.3. Kommentar

3.1.1.4. Dispokennzeichen

3.1.1.4.1. AV

3.1.1.4.2. 99

3.1.1.4.3. 10

3.1.1.5. Summe Auftragseingang im Jahr

3.1.1.6. Summe Auftragseingang in den letzten 2 Wochen

3.1.1.7. Freier Bestand

3.1.1.8. Menge in Bestellung

3.1.1.9. Freierbestand inklusive Bestellmenge

3.1.1.10. Verbrauch pro Woche (Summe Auftragseingang des Jahres durch Kalenderwoche)

3.1.1.11. Reichweite

3.1.1.11.1. Freierbestand inkl. Bestellungen geteilt durch Wochenverbrauch

3.1.1.11.2. Reichweitenermittlung

3.1.2. Umgang mit Dispoliste

3.1.2.1. Reichweite < 30 Wochen

3.1.2.2. Bestellmenge wird eingetragen

3.1.2.3. Stücklistenartikel müssen berücksichtigt werden!

3.1.2.3.1. Teileverwendungliste

3.1.3. Mindestbestandsmengen

3.1.3.1. wird heute manuell berechnet

3.1.3.2. Verbrauch pro Woche * Wiederbeschaffungszeit in Wochen

3.1.3.3. Lagerbestellungen, manueller Aufruf

3.1.4. Rohre, Blechtafel

3.1.4.1. Rohre Summe Meter

3.1.4.2. Bleche in Stück

3.1.5. Liste / Meldung / Fehlteillisten

3.1.5.1. sofortige Meldung erforderlich, welche Artikel wurden verkauft, die nicht Lagermäßig vorhanden sind

3.1.6. Gewichtsberechnung Gesamt Stückliste

3.1.6.1. Baugruppengewichte zusammenrechnen

3.1.7. Auslaufartikel

3.1.7.1. bis wann ein Artikel noch läuft

3.1.7.2. Auswirkungen auf Stücklisten

3.1.7.2.1. nach oben

3.1.7.2.2. und nach unten

3.2. Überwachung von Bestellungen / Lieferplanung

3.2.1. Excel Lieferüberwachungliste

3.2.1.1. bestellt zu kw

3.2.1.2. bestätigt zu kw

3.2.1.3. Bestellnummer

3.2.1.4. Lieferant

3.2.1.5. ArtNr

3.2.1.5.1. ArtBez

3.2.1.6. Stückzahl

3.2.2. Bestellung

3.2.2.1. bestätigt (ja/nein)

3.2.2.2. Liefertermin / Zusagedatum pflegen

3.2.2.3. latest date of shipment

3.2.3. Lieferplan als Exceldatei an Lieferant senden

3.2.3.1. nutzt Lieferant zur Priorisierung

3.2.3.2. Bestellnummer

3.2.3.3. Artikel

3.2.3.4. Menge

3.2.3.5. Preis

3.2.3.6. Bestellwert

3.2.3.7. KW Bestellt

3.2.3.8. KW Bestätigt

3.2.3.9. Verbrauch pro Woche

3.2.3.10. Reichweite in Wochen

3.2.3.11. Lieferung spätestens in Wochen

3.2.3.11.1. berücksichtigt Puffer ... x Wochen für Lieferzeit

3.3. Lieferant sendet Containerliste

3.3.1. Lieferavis

3.3.2. Diese Waren werden vom Lieferplan genommen

3.3.3. Rechnungsfreigabe

3.3.3.1. 100% nach Containerliste

3.3.4. Informationen auch für Wareneingang relevant

3.3.4.1. wird zunächst auf QC gebucht

4. Artikel

4.1. Artikelnummernvergabe

4.1.1. Artikelnummern sind in den Köpfen und sollen ins neue System mit übernommen werden

4.1.2. welche Nummern sind noch frei, ... wie kann eine Artikelnummer reserviert werden?

4.1.3. heute 4 stellig

4.1.3.1. 6 sind Gaderoben

4.1.4. zukünftig 5 stellig?

4.2. Feedback von Kunden zu einem Produkte, sollte gespeichert werden können

4.2.1. z.B. nicht passende Schrauben

4.3. Bilddateien für ein Artikel speichern können

4.4. Artikelakte

4.4.1. Dateien sollten mit einem Artikel verknüpft werden können, damit Verkaufsmitarbeiter immer einen schnellen Zugriff auf die aktuellsten Dateien haben

4.4.2. Prospektseiten

4.4.3. Preistabellen

4.4.4. Produktbilder

4.5. aktuell 5000 - 10000 Artikel

5. Lagerlogistik

5.1. Lagerorte

5.1.1. Hauptlager

5.1.1.1. Hochregallager

5.1.1.2. Zugriffslager

5.1.2. Außenlager

5.2. Bestandsverwaltung

5.2.1. reservierte Bestände

5.2.2. freier Bestand

5.2.3. Reichweitenermittlung

5.3. Lagerverwaltungssystem mit mobilen Datenerfassungsgeräten

5.3.1. Wareneingang

5.3.1.1. Containerabarbeitung

5.3.1.1.1. Planung Lademittel (Containerliste drucken)

5.3.1.1.2. Summenliste benötigte Lademittel für das Entladen eines Container

5.3.1.1.3. Lademittel / Beschriftungszettel für Paletten drucken

5.3.2. Schnellproduktion

5.3.2.1. Kabeldosenbohrungen (Topfbohrungen)

5.3.2.2. Es werden alle Aufträge / Auftragspositionen selektiert, bei denen noch Topfbohrungen gemacht werden sollen. Diese werden dann vor dem Kommissonieren abgearbeitet

5.3.3. Kommissionierung

5.3.3.1. Logische Prüfungen bei der Übergabe von offenen Aufträgen an die Kommissionierung

5.3.3.1.1. Lagerbestand ausreichend für Komplettlieferung

5.3.3.2. Picktouren

5.3.3.2.1. prüfen vorher ob alles da ist

5.3.3.3. Übergabe an Kommissionierung

5.3.3.3.1. Lagerauslastung

5.3.4. Umlagerung z.B. vom Hochregallager in das Zugrifflager

5.3.4.1. dabei sollen Lagerplätze mit kleinen Beständen bevorzugt werden, damit Lagerplätze wieder freigegeben werden

5.3.5. Qualitäts-Controlle

5.3.5.1. QS Lager

5.3.5.1.1. werden ungeprüft eingelagert

5.3.5.1.2. Prüfung und Freigabe erfolgt dann später bei Bedarf

5.3.5.2. Sperrlager

5.3.5.2.1. dieser Bestand wird in der Dispoliste nicht mehr verwendet

5.3.5.2.2. Meldung, welche Ersatzteile noch fehlen, damit Einkauf bestellen kann

5.3.6. Inventur

5.4. Versandsystem

5.4.1. Versanddokumente

5.4.1.1. Versandlabels / Etiketten

5.4.1.1.1. Packstücketiketten

5.4.1.2. UPS Auftrag Schweiz

5.4.1.3. Gelangensbestätigung

5.4.2. Schnittstelle zu Frachtführer / Speditionen

5.4.2.1. Hartmann

5.4.2.1.1. Gruppierung von PLZ

5.4.2.1.2. Speditionssendungen übermitteln

5.4.2.1.3. Einlieferlisten verwalten

5.4.2.2. Raben Logistics

5.4.2.3. Kühne & Nagel

5.4.2.4. Hermes

5.4.2.5. UPS

5.4.3. Trackinginformationen zur Sendungsverfolgung an den Kunden senden

5.4.3.1. per Email oder auf der Rechnung

5.5. Intrastat

5.6. ATLAS ((Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System)

5.6.1. Verkauf, Zoll

5.6.1.1. pro Woche sind das 10-15 Sendungen (Schweiz, Großbritanien)

5.6.1.1.1. im Kühne & Nagel Portal wird das heute manuell eingetragen

5.6.1.1.2. Aufträge über 1000 EUR

5.6.1.2. pro Woche 20 - 25 Sendungen Benelux, Österreich, Frankreich

6. Produktion

6.1. Betriebsaufträge anlegen (Vorverpackungen, Beschichten, Vorbohrungen)

6.1.1. Produktionsaufträge

6.1.1.1. Verpacken Vorpackung

6.1.1.1.1. z.B. 500 Tischplatten werden eingekauft

6.1.1.1.2. und werden einzeln verpackt

6.1.1.2. Pulvern

6.1.1.3. Kabeldurchlassbohrung

6.2. Produktionsauslastung soll transparent dargestellt werden

6.3. Planung der Produktionsaufträge nach Reichweite

6.3.1. Warnung wenn eine Bestelljng direkten Bedarf auslöst => Reichweite runtergeht

6.3.1.1. durchschnittlicher Verbrauch pro Woche anzeigen

6.3.2. Fehlteile

6.4. Wunsch Planungsbildschirm

7. Abfragen /Auswertungen / Statistiken

7.1. Auftragseingangsliste

7.1.1. letztes Jahr

7.1.2. aktuelles Jahr

7.1.3. Vorwoche

7.1.4. % Abweichung aktuelles Jahr / zum Vorjahr

7.2. Umsatzstatistiken

7.2.1. Liste pro Keyaccount-Mitarbeiter

7.2.2. Umsatzzahlen

7.2.2.1. letztes Jahr

7.2.2.2. aktuelles Jahr

7.2.2.3. Vorwoche

7.2.2.4. % Abweichung aktuelles Jahr / zum Vorjahr

7.2.3. Auftragsstückzahlen

7.2.3.1. pro Artikel

7.2.3.1.1. jeweils Summe der letzten 3 Monate

7.2.3.1.2. Vorjahr

7.2.3.1.3. Vorjahre

7.2.3.1.4. aktuelles Jahr

7.2.3.1.5. vergleich aktuelles Jahr mit Vorjahr

7.2.3.1.6. pro Kalenderwoche

7.2.4. Verkaufshistorie

7.2.4.1. Umsatz der Gruppe

7.3. Gutgeschriebene Artikel (Menge, Zeitraum, Entwicklung)

7.4. Verpackungsmengen

7.4.1. Summen / Mengengerüst Verpackungsmittel für Duales System (Angaben alle in kg)

7.4.1.1. Stückzahl Liefermengen / Anzhl PAckstücke

7.4.1.1.1. für die Meldung nicht relevant

7.4.1.2. Pappe

7.4.1.3. Folie

7.4.1.4. Styropor

7.4.1.5. Holz

7.4.1.6. Metall

7.4.2. die Zahlen werden dann manuell in einem Portal eingegeben

7.5. Sendungsprofil abfragen können

7.5.1. also die Daten, die in einem Zeitraum an Hartmann übermittelt wurden

7.5.2. Diese Informationen werden benötigt, um z.B. eine neue Spedition anfragen zu können

7.6. Excelübergabe gewünscht

7.7. Schnellauskunft / Abfrage im System

7.7.1. Anruf "nennen Sie mir einen Fachhändler vor Ort"

7.7.1.1. Suchen

7.7.1.1.1. Welcher Fachhändler ist Aktiv / hat Umsatz

7.7.1.1.2. PLZ

7.7.1.1.3. Branche

7.7.2. Auftragsauskunft

7.7.2.1. Suche nach

7.7.2.1.1. Bestellnummer

7.7.2.1.2. Kommissionsnummer

7.7.2.1.3. Auftragsnummer

7.7.2.1.4. Rechnungsnummer

7.7.2.1.5. Gutschriftsnummer

7.7.2.1.6. Kundennummer

7.7.2.2. z.B. Lieferstatus eines Auftrags

7.7.2.2.1. ist der Auftrag rausgegangen

7.7.2.2.2. welche Artikel fehlen für eine Auslieferung

7.7.2.2.3. Rückstandsbearbeitung

7.8. Abfrage Artikeldaten für Kunden direkt aus dem System erstellen und veröffentlichen

7.8.1. Pflege Kunden / Artikelzuordnung

7.8.1.1. ArtNr

7.8.1.2. Preis

7.8.1.3. EAN

7.8.1.4. Serie

7.8.1.5. Bezeichnung

7.8.1.6. Produktmerkmale

7.8.1.7. Farbe

7.8.1.8. Maße

7.8.1.9. Zolltarfinummer

7.8.1.10. Ursprungsland

7.8.1.11. Pakstücke

7.8.1.12. Maße der Einzelverpackung

7.8.1.13. Gurtmaß

7.8.1.14. Nettogewicht

7.8.1.15. Gewicht Verpackungsmaterial

7.8.1.15.1. für Duales System

7.8.1.15.2. Papier, Karton

7.8.1.15.3. Metalle

7.8.1.15.4. Kunststoff

7.8.1.15.5. Styropor

7.8.1.15.6. Holz

7.8.1.16. Bruttogewicht

7.9. Lagerbewegungsliste (Lagerprotokoll rückwärts)

8. DMS

8.1. aus dem ERP erzeugte Belege sollen im Starke-DMS archiviert werden

8.2. Alternative: Ablösung Starke-DMS

9. Allgemein

9.1. Datenübernahme

9.1.1. ifax, Datenbank: Informix

9.2. Mandantenfähigkeit

9.3. Mehrsprachigkeit auf den Reports

9.3.1. Deutsch

9.3.2. Englisch

9.3.3. Französisch

9.4. Fremdwährungen

9.5. abweichendes Geschäftsjahr

9.6. CTI Schnittstelle / TAPI

10. Buchhaltung

10.1. Addison Finanzbuchhaltung vorhanden und soll per Schnittstelle ans ERP angeboten werden. DATEV Format kann gelesen werden

11. Personalzeiterfassung

11.1. Schnittstelle Lohnbüro CSS