ofícios MP

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ofícios MP por Mind Map: ofícios MP

1. anexar ofício ao memo

1.1. colher assinatura do Dr. Jorge

1.2. copiar ofício e memo assinado

1.3. avisa/pedir para o departamento vir buscar

1.4. cópia do memo protocolada na pasta de memos pendentes

1.4.1. preencher campo "retirada do memo" na tabela"

2. o documento possui 2 vias.

2.1. 1. receber via protocolo/caderno e devolver

2.2. 2. carimbo assinatura e data na nossa via

2.2.1. entrada no caderno de ofícios recebidos MP

2.2.2. entrada na tabela Ofícios MP 2019

3. fazendo memorando

3.1. pesquisar no 4R se tem P.A. pelo nome e/ou número do procedimento.

3.1.1. anotar na tabela

3.2. ler atentamente o nome e assunto do documento.

3.2.1. há reiteração?

3.2.1.1. grifar no papel e anotar no campo "reiteração" na tabela excel

3.2.1.2. aproveitar memorando enviado

3.2.1.2.1. alterar data e número de ofício (procedimento é o mesmo)

3.2.2. não há reiteração?

3.2.2.1. ver se já teve algo sobre o caso

3.2.2.1.1. pesquisar na tabela se a última cobrança foi respondida

3.2.2.2. criar memo novo com base no modelo

3.2.2.2.1. inserir nº de memo na tabela

3.2.3. incluir na agenda/calendário de cobrança

4. efetuar cobrança dos memos regularmente

4.1. enviar relatório de cobrança unificado e semanalmente para o e-mail do Marcello

5. chegou a resposta da secretaria

5.1. entrada no livro ata de memorandos recebidos

5.1.1. entrada na tabela "data de recebimento do memo"

5.1.2. anexar ao memo pendente

5.1.2.1. fazer ofício de resposta

5.1.2.1.1. anotar o nº de ofício

5.1.2.1.2. anotar data do protocolo