MAPA MENTAL; MANUALES ADMINISTRATIVOS

ITG Trabajo de clase Online Procesos estructurales.

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MAPA MENTAL; MANUALES ADMINISTRATIVOS Door Mind Map: MAPA MENTAL; MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. Materia: Procesos estructurales

1.1. Docente: Mireya Verdugo

1.2. Alumno: David Alejandro Brito Verdugo

1.3. Fecha de elaboración: 19/04/2020

1.4. INICIO: 8:33PM FINAL:10:36PM

2. Importancia

2.1. ayudan a informar y orientar la conducta de los integrantes de tu empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deben seguir para cumplir con los objetivos trazados.

2.2. incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones, procedimientos y la organización de la empresa.

3. ¿Qué es un manual administrativo?

3.1. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

4. ¿Son vitales?

4.1. ° Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

4.1.1. ° Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

4.2. personas todavía piensan que en los documentos solo se describe lo que se hace y que cualquiera puede redactarlo, muchos desconocen el valor de los manuales, flujo gramas y el organigrama. Los documentos son realmente la base de un sistema de gestión que permitiría lograr la eficiencia en cualquier tipo de empresa.

4.2.1. ° Presentar una visión de conjunto de la organización.

4.2.1.1. ° Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

4.2.1.2. ° Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

4.2.1.2.1. ° Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

4.2.1.3. ° Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

5. Datos que contiene

5.1. Los Manuales Administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una eficiente administración ya que sirve como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.

6. Clasificación

7. Ambito

7.1. Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

7.1.1. Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

8. Contenido

8.1. De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

8.1.1. De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

8.1.1.1. De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

8.1.1.1.1. De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

9. 1. Descripción de la Empresa 2. Breve Historia de la Empresa 3. Misión y Visión 4. Objetivos 5. Políticas 6. Organigrama General 7. Análisis de Puestos 8. Manual de Procedimientos

9.1. 1. Descripción de la Empresa

9.1.1. Nombre de la empresa, tamaño, giro, domicilio y logo (si se tiene).

9.2. 2. Breve Historia de la Empresa

9.2.1. Descripción del origen de la empresa, cómo inició (instalaciones, equipo, empleados, etc.), principales logros (crecimiento, diversificación, integración, etc.).

9.3. 3. Misión y Visión

9.3.1. La Misión de la empresa es determinar lo que la empresa persigue lograr y que justifica su existencia; es decir, una descripción de la “razón de ser de la empresa”; nos muestra aspectos concretos acerca de qué es la empresa, qué ofrece y cuáles son sus propósitos socio económicos.

9.3.1.1. A continuación se encuentra un formato de llenado para ambos. Formato para elaborar la Misión y la Visión empresarial Elementos para diseñar la Misión: 1. A qué se dedica: 2. Productos y/o servicios que ofrece: 3. Mercado al que se concurre: 4. Compromiso económico: 5. Compromiso social:

9.3.2. La Visión es establecer la posición que se pretende que la empresa tome en el futuro, es decir, hasta donde queremos llegar.

9.3.2.1. Elementos para diseñar la Visión: Objetivos de mejora que se pretenden en el mediano plazo (de 3 a 5 años) en algunos de los siguientes casos: 1. Ingresos o utilidades 2. Capacidad instalada 3. Equipamiento 4. Instalaciones 5. Mercado o clientes 6. Empleados 7. Organización operativa (controles)

9.4. 4. Objetivos

9.4.1. Objetivos Generales. El objetivo debe establecerse con base a un fundamento o premisa real; representa una meta caracterizada por un lapso de tiempo (preferentemente de un año), y logros específicos y medibles en comparación a un periodo similar anterior. Es importante que todo el personal los conozca y entienda para que su estructura refleje los niveles que se pretenden alcanzar.

9.4.1.1. El Objetivo General debe contener principalmente:

9.4.1.1.1. 1. Determinar qué es lo que se pretende lograr, debe estar acorde a la Misión de la empresa y debe ser medible y alcanzable, establecido en base a una premisa histórica.

9.4.1.1.2. 2. Plazo de realización, que es establecer un periodo o plazo en el cual se pretende realizar el objetivo, de acuerdo a la capacidad de la empresa. Cabe señalar que para objetivos generales, plazos de un año serían adecuados.

9.4.1.1.3. 3. Periodo de evaluación, lo recomendable sería establecer un periodo para evaluar el cumplimiento parcial de los objetivos.

9.4.1.1.4. 4. Comparación gráfica del avance en el cumplimiento del objetivo, que es recomendable al considerar que éste tipo de documentos, ilustran con mayor claridad el avance registrado, contra las metas intermedias. Se pueden utilizar gráficas de barras o de líneas, que pueden elaborarse manualmente ó si es posible, en computadora.

9.4.1.1.5. 5. Hacer del conocimiento del personal, lo que es parte fundamental para que los esfuerzos de todos los miembros de la empresa, encaminen sus esfuerzos hacia el logro de los mismos.

9.4.2. Objetivos Departamentales. Los Objetivos Departamentales son los que cada área establece de forma unilateral, para lograr los objetivos generales de la empresa, y corresponde solamente a ellos el logro de éstos.

9.4.2.1. Los Objetivos Departamentales deben contener, además de los aspectos señalados anteriormente, lo siguiente:

9.4.2.1.1. 1. Precisar los logros del área, acorde al objetivo general y por lo tanto de acuerdo a la Misión.

9.4.2.1.2. 2. Hacerlo del conocimiento de todos los involucrados.

9.4.2.1.3. 3. Definir responsabilidades específicas de cada miembro del departamento.

9.5. 5. Políticas

9.5.1. Políticas Generales Son una guía para orientar la acción de los miembros de la empresa (principalmente los que toman decisiones), establecen los límites de las decisiones y especifican aquellas que pueden tomarse excluyendo las que no se permite. Son reglas establecidas por la Dirección General (fundamentalmente) y que deben ser del conocimiento del personal, quienes además las deben respetar.

9.5.1.1. Las políticas están dirigidas a mejorar la eficacia de la organización, a resolver algún conflicto o confusión, y en general a mantener un criterio homogéneo de la operación de la empresa.

9.5.1.1.1. Algunos ejemplos de políticas generales son:

9.5.2. Políticas Departamentales Son reglas establecidas de manera independiente por cada Encargado de Departamento, para su propia área, son algo similar a las Políticas Generales, pero llevadas a un grupo reducido de personas, como son las administrativas, de contabilidad, de recursos humanos, de producción, etc.

9.5.2.1. Ejemplos de una políticas departamentales (administrativas y de venta) serían:

9.5.2.1.1. Toda la información y documentación relativa a algún cliente deberá de estar contenida en una carpeta membreteada y archivada adecuadamente.

9.5.2.1.2. Los plazos de crédito a clientes es de 15 días.

9.5.2.1.3. Solo el Director General puede autorizar plazos de crédito a clientes superiores a 15 días.

9.6. 6. Organigrama General

9.6.1. Es la representación gráfica de la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que componen la empresa de manera que muestre una división ordenada y sistemática de las unidades de trabajo.

9.6.1.1. Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyen una fuente de consulta oficial, facilitan el conocimiento de una organización y sus relaciones de jerarquía.

9.6.1.1.1. Los criterios fundamentales para su diseño son:

9.7. 7. Análisis de Puestos

9.7.1. Es la especificación de las características y tareas inherentes a cada uno de los cargos que forman parte de la estructura orgánica de la empresa necesarios para cumplir con la Misión.

9.7.1.1. El conjunto de éstos son parte fundamental del Manual de Organización de la Empresa, y cebe entregarse una copia del que corresponde a cada miembro.

9.8. 8. Manual de Procedimientos

9.8.1. Constituye un instrumento técnico que da información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí, para la realización de una función, actividad o tarea específica de una empresa.

9.8.1.1. Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control.

9.8.1.1.1. Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que permite la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.