Plan Institucional de archivos PINAR

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Plan Institucional de archivos PINAR por Mind Map: Plan Institucional de archivos PINAR

1. Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura.

2. La Dirección Territorial de Salud de Caldas implementa el Sistema Integrado de conservación documental -SIC

3. Cumplimiento de metas

3.1. El Depósito central cumple en un 60% con los requisitos generales de la normatividad archivística

3.2. Cumplimiento de las funciones del comité interno de archivo de la Dirección Territorial de Salud de Caldas

3.2.1. Actas durante los últimos seis años.

4. AMENAZAS

4.1. Auditorias internas y externas que han dejado hallazgos y planes de mejoramiento en el área de gestión documental.

4.2. Perdida de la información de Dirección Territorial de Salud de Caldas

4.3. El impacto económico y ambiental en el consumo de papel

4.4. Manipulación constante de la información física por los funcionarios de la DTSC

4.4.1. Procesos que manejan los contratistas

4.5. Falta de implementación de la totalidad de sus instrumentos archivísticos

5. Fortalezas

5.1. Jerarquía, obligaciones, responsabilidades

5.2. Programa de gestión documental

5.2.1. Reglamento interno de archivo

5.2.1.1. inventarios documentales

5.2.1.1.1. Plan Institucional de Archivos

5.2.2. tablas de retención documental

5.2.2.1. Tablas de valoración documental

5.3. Procesos y procedimientos internos

5.3.1. Dentro del Sistema Integrado de Gestión se ve inmerso el sistema de gestión documental

5.4. Equipo de trabajo con formación archivística y experiencia laboral

5.5. Esquemas de comunicación

5.6. iniciativas para fomentar el uso de tecnologías

5.6.1. Optimizar el uso del papel.

6. Oportunidades

6.1. Certificación en ISO 9001:2015

6.2. Posicionamiento en el mercado

6.3. La legislación colombiana permite orientar el trabajo al logro de las estrategias planteadas en función archivística

7. Debilidades

7.1. Falta de un sistema de gestión de documentos electrónico de archivo

7.2. La DTSC carece de adecuados espacios físicos y de muebles de archivo para la conservación de la documentación.

7.3. Talento humano insuficiente para desarrollar las tareas de archivo y gestión documental

7.4. Carencia en la distinción física del archivo histórico de la Dirección Territorial de Salud de Caldas.

7.5. Demasiada utilización de papel en los procedimientos operativos

7.6. Objetos y materiales contaminantes que aportan a la contaminación visual

7.7. La Dirección Territorial de Salud aun no eliminado la documentación que ha perdido sus valores secundarios.

7.8. Debilidad en los mecanismos de digitalización de la documentación institucional

8. 2. PLANEACIÓN

8.1. 1. Diagnóstico Documental

8.1.1. Elaborar un plan institucional de archivos

8.1.1.1. Evaluar aspectos generales de procesos de la gestión documental.

9. Objetivo General

9.1. Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la entidad, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables.

10. Objetivos Específicos

10.1. Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco de archivo total, para la ejecución de los proyectos a corto, mediano y largo plazo

10.1.1. Generar cultura institucional de cuidado del medio ambiente

10.2. Mejorar los procesos de acuerdo con lo establecido en la norma

10.3. Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la transferencia, y el acceso a los archivos

11. Instrumento para la planeación de la función archivística de la Dirección Territorial de Salud de Caldas.

12. 3.Ejecución

12.1. Adquisición de recursos humanos

12.1.1. Implementación total del programa de gestión documental de la DTSC

12.2. Potencialización de espacios físicos

12.2.1. Adquirir muebles y archivadores

12.3. Implementación y aplicación de instrumentos archivísticos

12.3.1. (PINAR, SIC, TVD y apoyar la aplicación de los ya existentes (PGD, TRD)

12.4. Limpieza y retiro de objetos contaminantes

12.5. Adecuación de archivo histórico

12.6. Automatización de procedimientos operativos

12.6.1. Disminución de formato papel y maximización del formato digital

12.6.2. Digitalizacion institucional

12.6.2.1. Adoptar el protocolo

12.7. Implementación del sistema de gestión de documentos electrónico de archivo (sgdea)

12.7.1. Estudio para la adecuada implementación

13. 4.Seguimiento y control

13.1. Indicadores

13.1.1. N° de personas contratadas y/o a contratar

13.1.2. Estudio técnico sobre las necesidades en cuanto a muebles de archivo de cada una de las dependencias

13.1.2.1. Avances en el proceso de compra,distribución y ubicación de los mismos.

13.1.2.2. Análisis Técnico del volumen documental con relación a los espacios disponibles para la adecuación

13.1.3. Listado de instrumentos archivísticos aprobados por la DTSC

13.1.4. Informe de seguimiento y control de la implementación de los instrumentos archivísticos aprobados.

13.1.4.1. aplicación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental y Sistema Integrado de Conservación.

13.1.4.1.1. Informes de Avances

13.1.4.1.2. Estudio de los procesos y procedimientos que se encuentran el SIG y que se puedan automatizar

13.1.5. Listado de instrumentos archivísticos sugeridos por la normatividad archivística colombiana

13.1.6. Solicitud a los directivos de la entidad para el retiro de objetos contaminantes.

13.1.6.1. Presentación de informe de gestiones de retiro de los mismos ante el comité de archivo.

13.1.7. Estudio de la necesidad y estrategia de digitalización institucional.

13.1.7.1. Formulación del Plan de Trabajo con metas

13.1.8. Estudio para la implementación del (SGDEA)

13.1.8.1. Formulación del Plan de Trabajo con metas

13.2. Avances del proceso de Compra de estantería adecuada

13.3. Frecuencia

13.3.1. Anual

13.3.2. Semestral

14. 5. Evaluación

14.1. Divulgación

14.1.1. Página web

14.1.2. Socialización de los procesos

14.1.2.1. Canales de comunicación internos

14.2. Vigencia y actualización

14.2.1. Aprobación según Resolución hasta el día 31 de Diciembre del 2020