Plan Institucional de archivos PINAR

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Plan Institucional de archivos PINAR por Mind Map: Plan Institucional de archivos PINAR

1. Aprobación según Resolución hasta el día 31 de Diciembre del 2020

2. Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura.

3. La Dirección Territorial de Salud de Caldas implementa el Sistema Integrado de conservación documental -SIC

4. Cumplimiento de metas

4.1. El Depósito central cumple en un 60% con los requisitos generales de la normatividad archivística

4.2. Cumplimiento de las funciones del comité interno de archivo de la Dirección Territorial de Salud de Caldas

4.2.1. Actas durante los últimos seis años.

5. AMENAZAS

5.1. Auditorias internas y externas que han dejado hallazgos y planes de mejoramiento en el área de gestión documental.

5.2. Perdida de la información de Dirección Territorial de Salud de Caldas

5.3. El impacto económico y ambiental en el consumo de papel

5.4. Manipulación constante de la información física por los funcionarios de la DTSC

5.4.1. Procesos que manejan los contratistas

5.5. Falta de implementación de la totalidad de sus instrumentos archivísticos

6. Fortalezas

6.1. Jerarquía, obligaciones, responsabilidades

6.2. Programa de gestión documental

6.2.1. Reglamento interno de archivo

6.2.1.1. inventarios documentales

6.2.1.1.1. Plan Institucional de Archivos

6.2.2. tablas de retención documental

6.2.2.1. Tablas de valoración documental

6.3. Procesos y procedimientos internos

6.3.1. Dentro del Sistema Integrado de Gestión se ve inmerso el sistema de gestión documental

6.4. Equipo de trabajo con formación archivística y experiencia laboral

6.5. Esquemas de comunicación

6.6. iniciativas para fomentar el uso de tecnologías

6.6.1. Optimizar el uso del papel.

7. Oportunidades

7.1. Certificación en ISO 9001:2015

7.2. Posicionamiento en el mercado

7.3. La legislación colombiana permite orientar el trabajo al logro de las estrategias planteadas en función archivística

8. Debilidades

8.1. Falta de un sistema de gestión de documentos electrónico de archivo

8.2. La DTSC carece de adecuados espacios físicos y de muebles de archivo para la conservación de la documentación.

8.3. Talento humano insuficiente para desarrollar las tareas de archivo y gestión documental

8.4. Carencia en la distinción física del archivo histórico de la Dirección Territorial de Salud de Caldas.

8.5. Demasiada utilización de papel en los procedimientos operativos

8.6. Objetos y materiales contaminantes que aportan a la contaminación visual

8.7. La Dirección Territorial de Salud aun no eliminado la documentación que ha perdido sus valores secundarios.

8.8. Debilidad en los mecanismos de digitalización de la documentación institucional

9. 2. PLANEACIÓN

9.1. 1. Diagnóstico Documental

9.1.1. Elaborar un plan institucional de archivos

9.1.1.1. Evaluar aspectos generales de procesos de la gestión documental.

10. Objetivo General

10.1. Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la entidad, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables.

11. Objetivos Específicos

11.1. Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco de archivo total, para la ejecución de los proyectos a corto, mediano y largo plazo

11.1.1. Generar cultura institucional de cuidado del medio ambiente

11.2. Mejorar los procesos de acuerdo con lo establecido en la norma

11.3. Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la transferencia, y el acceso a los archivos

12. Instrumento para la planeación de la función archivística de la Dirección Territorial de Salud de Caldas.

13. 3.Ejecución

13.1. Adquisición de recursos humanos

13.1.1. Implementación total del programa de gestión documental de la DTSC

13.2. Potencialización de espacios físicos

13.2.1. Adquirir muebles y archivadores

13.3. Implementación y aplicación de instrumentos archivísticos

13.3.1. (PINAR, SIC, TVD y apoyar la aplicación de los ya existentes (PGD, TRD)

13.4. Limpieza y retiro de objetos contaminantes

13.5. Adecuación de archivo histórico

13.6. Automatización de procedimientos operativos

13.6.1. Disminución de formato papel y maximización del formato digital

13.6.2. Digitalizacion institucional

13.6.2.1. Adoptar el protocolo

13.7. Implementación del sistema de gestión de documentos electrónico de archivo (sgdea)

13.7.1. Estudio para la adecuada implementación

14. 4.Seguimiento y control

14.1. Indicadores

14.1.1. N° de personas contratadas y/o a contratar

14.1.2. Estudio técnico sobre las necesidades en cuanto a muebles de archivo de cada una de las dependencias

14.1.2.1. Avances en el proceso de compra,distribución y ubicación de los mismos.

14.1.2.2. Análisis Técnico del volumen documental con relación a los espacios disponibles para la adecuación

14.1.3. Listado de instrumentos archivísticos aprobados por la DTSC

14.1.4. Informe de seguimiento y control de la implementación de los instrumentos archivísticos aprobados.

14.1.4.1. aplicación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental y Sistema Integrado de Conservación.

14.1.4.1.1. Informes de Avances

14.1.4.1.2. Estudio de los procesos y procedimientos que se encuentran el SIG y que se puedan automatizar

14.1.5. Listado de instrumentos archivísticos sugeridos por la normatividad archivística colombiana

14.1.6. Solicitud a los directivos de la entidad para el retiro de objetos contaminantes.

14.1.6.1. Presentación de informe de gestiones de retiro de los mismos ante el comité de archivo.

14.1.7. Estudio de la necesidad y estrategia de digitalización institucional.

14.1.7.1. Formulación del Plan de Trabajo con metas

14.1.8. Estudio para la implementación del (SGDEA)

14.1.8.1. Formulación del Plan de Trabajo con metas

14.2. Avances del proceso de Compra de estantería adecuada

14.3. Frecuencia

14.3.1. Anual

14.3.2. Semestral

15. 5. Evaluación

15.1. Divulgación

15.1.1. Página web

15.1.2. Socialización de los procesos

15.1.2.1. Canales de comunicación internos

15.2. Vigencia y actualización