Ideen für die Digitalisierung in der Finanzbehörde

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Ideen für die Digitalisierung in der Finanzbehörde von Mind Map: Ideen für die Digitalisierung in der Finanzbehörde

1. Ideen der Ämter und Landesbetriebe

1.1. Amt 1 - Versicherungsmanagement: Digitale Abwicklung der Gebäudeversicherungen für die FHH

1.1.1. Elektronischer Datenaustausch zwischen Gebäudeversicherer - z.Zt. HFK - und VM der FHH (Fachverfahren VersMaz) auf Grundlage des Standards ZUGFeRD.

1.1.2. Dadurch Wegfall von Material-/Portokosten, schnellere Datenübermittlung und automatische Verarbeitung möglich. Zugleich Beibehaltung visueller Lesbarkeit (maschinenlesbarer Teil XML, visueller Teil PDF/A).

1.2. Amt 1 - Versicherungsmanagement: Elektronische Post und Akte im Bereich Kfz-Schadenregulierung

1.2.1. Elektronische Post mittels Scan der Papierpost durch Poststelle und autom. Übermittlung an Sammelpostfach. Fachverfahren Kfz-Schaden greift auf Sammelpostfach zu und spielt Daten ein. Sachbearbeiter erfasst innerhalb Kfz-Schaden Metadaten.

1.2.2. Elektronische Akte mittels Schnittstelle Kfz-Schaden an ELDORADO. Dadurch revisionssichere Ablage der Post und anderer Dokumente möglich, elektronische Aktenführung ohne Nutzung von TeraDoc(-Druckern).

1.2.3. Insgesamt medienbruchfreie Bearbeitung für das VM, Verringerung Liege-/Wartezeiten, paralleler Informationszugriff (z.B. VM + Justiariat)

1.2.4. Perspektivische Überführung nach ePob grundsätzlich möglich

1.3. Amt 1 - Grundsatzangelegenheiten der Organisation: Verwaltung der Berechtigungen zur Abgabe von Verpflichtungserklärungen für die FHH

1.3.1. Optimierung und medienbruchfreie Gestaltung des Prozesses zur VE-Verwaltung

1.3.2. Plattform für eine behördenübergreifende Zusammenarbeit zur Umsetzung der dezentralen Verantwortung der Fachbehörden

1.4. Amt 6 - Anliegerbeiträge: Digitalisierung der Arbeitsprozesse (i.V.m. Organisationsentwicklung)

1.4.1. Grundlage: Ergebnisse der Organisationsanalyse

1.4.2. Konsolidierung der IT-Landschaft, insbesondere Ablösung von Excel-Tabellen mit dem Ziel der Steigerung von Effizienz, Verständlichkeit und Revisionssicherheit

1.5. SBH: Einführung von DIM, insb. ELDORADO

1.5.1. Unterstützung bei der Aktenorganisation

1.5.2. Anbindung des CAFM-Systems ConjectFM und ELDORADO über Schnittstelle

1.6. SBH: Digitales Handwerkerportal (Handwerkerkopplung) - perspektivisch -

1.6.1. Digitale Kommunikation, Auftragsvergabe und Abrechnung zwischen Dienststellen (Schulen, Behörden im SBH-Rahmenvertrag) und Handwerkern bzw. Rahmenvertragspartnern --> vollständig digitaler Prozess

1.6.2. kontenbasierte Zugänge für Auftraggeber und Auftragnehmer

1.6.3. Hinterlegung der Eckdaten von Rahmenverträgen im Portal (Transparenz), Sicherstellung des Informationsflusses durch Statusmeldungen

1.6.4. Anbindung SAP für Integration der Rechnungsbearbeitung in digitalen Prozess

2. Ideen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

2.1. Personalangelegenheiten

2.1.1. Urlaubsmanagement: Digitaler Antragsprozess von Antrag über Bewilligung bis zur Zeitbuchung, folglich SP-Expert und Urlaubsanträge verbinden (z.B. Automation von Einträgen) + Organisation von Urlauben / Vertretungen erleichtern (z.B. Übersichten über Urlaubszeiten/ der Kollegen)

2.1.1.1. Personalreferat -124-, ggf. ZPD

2.1.1.2. Schnittstelle zum Projekt "Neue Weboberfläche für eZeit"

2.1.2. Dienstreisen & Reisekosten: Prozess zur Beantragung / Abrechnung digitalisieren und optimieren (z.B. keine Papierbelege mehr, keine wiederholten Dateneingaben)

2.1.2.1. Personalreferat -124-, ZPD

2.1.2.2. Schnittstelle zu KoPers?

2.1.3. Krank- und Gesundmeldungen digitalisieren, z.B. über HIM-Workflow (so auch schon beim SBH umgesetzt)

2.1.3.1. Personalreferat -124-

2.1.3.2. Abhängig von digitaler Personalakte?

2.1.4. Beurteilungen per HIM-Workflow

2.1.4.1. Personalreferat -124-

2.1.4.2. Schnittstelle zur Personalakte?

2.1.5. eZeit / SP-Expert und CLIX / ZAF-Lernportal verbinden

2.1.5.1. ZPD / ZAF

2.1.6. Digitalisierung der Beihilfe (z.B. digitale Abrechnungen und Bescheide)

2.1.6.1. ZPD

2.1.7. Digitale Bezügemitteilung

2.1.7.1. ZPD

2.1.8. Digitale Sicherheitsüberprüfung

2.1.8.1. BIS / VS

2.1.9. Beantragung von Führungszeugnissen für Personalzwecke durch das Personalreferat

2.1.9.1. ggf. Digital First - Servicekonto

2.1.10. Keine händische Unterschrift auf Formularen bei jeglichen Anträgen mehr (z.B. Reisekosten [s.o.], teilweise auch IT)

2.1.10.1. Abteilung -12-

2.2. Sonstiges

2.2.1. Digitale Zeitschriftenumläufe / Abos

2.2.1.1. Bücherei -122/1-

2.2.2. Mehr und bessere mobile Apps in der Verwaltung (z.B. Beihilfe, eZeit, HIM-Workflow, besseres DME)

2.2.2.1. ZPD, -17-

2.2.3. OPREG/SIMS vereinfachen, um Aufwand zu reduzieren (z.B. Einbettung in HIM?)

2.2.3.1. SK, PA

2.2.4. Mehr Werbung und Aufmerksamkeit für den HIM-Workflow durch Werbesticker/-sprüche auf Papier-Umlaufmappen (eingereicht über BVW)

2.2.4.1. -17-

2.2.5. SharePoint FB: Auftritt der Referate aktualisieren / vereinheitlichen

2.2.5.1. IT-Service -121/3-

3. Weitere Ideen? Kreative Problemlösungen? Was kann man besser machen?

3.1. Angebot an Sie: - Beratung - Interviews - Besuche am Arbeitsplatz - Durchführung von Workshops - [...]