業務を改善する

 管理会計の考え方をExcel&tableauツールを活用し、データの分析・活用をライフワークとしています。 今回業務を改善するというテーマでマインドマップを作成しました。まだまだβ版です。今後youtubeチャンネル【管理会計を起点とする経営支援研究会】含めて充実させていきます。https://www.youtube.com/channel/UC29Mvm_p6QL0rZRprmqxx_g

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業務を改善する von Mind Map: 業務を改善する

1. 業務改善のツール

1.1. igrafx

1.2. BPEC

2. 業務改善の方法

2.1. 業務改善の手法

2.1.1. 標準化

2.1.1.1. 標準化の狙い

2.1.1.1.1. 業務が確実に実行されることを保証し、結果の再現性を向上させる

2.1.1.1.2. 業務の個人依存をなくす

2.1.1.1.3. 要員単価を下げる

2.1.1.1.4. トレーニングコストを下げる

2.1.1.1.5. ベストプラクティスを組織全体を広げる

2.1.1.1.6. 形式知化することで、アプローチを継続的に改善できるようにする

2.1.1.1.7. コミュニケーション負荷を下げる

2.1.1.1.8. サービスにおいては、顧客の信頼を得ることができる

2.1.1.1.9. 機械化する、将来の機械化を容易にする

2.1.1.2. マニュアル作成

2.1.1.3. 作成帳票のテンプレート化

2.1.2. ペーパーレス

2.1.2.1. 紙を無くす

2.1.2.1.1. 紛失のリスクをなくす

2.1.2.1.2. 検索の時間を減らす

2.1.3. 無人化

2.1.3.1. RPA等の導入

2.1.4. 自動化

2.1.4.1. RPA等の導入

2.1.4.2. クラウド業務ソフトのAPI連携

2.1.5. 省力化

2.1.5.1. ITシステムの導入

2.1.6. 並行処理

2.1.7. 削除

2.1.8. 優先順位付け

2.1.9. 段取り・準備に時間を掛ける

2.1.10. 業務の無駄をなくす

2.1.10.1. 制約条件(ボトルネック)をみつける

2.1.10.1.1. TOC理論

2.1.10.2. 探す時間の撲滅

2.1.11. どこでもoffice

2.2. 業務の仕組みをつくる

2.2.1. 組織図

2.2.2. 規程

2.2.3. 業務マニュアル

2.2.4. 業務フロー

2.2.5. 業務Q&Aリスト

2.2.6. 業務チェックリスト

2.2.6.1. セルフチェックリスト

2.2.7. 業務スケジュール

2.2.7.1. 負荷分散をする

2.3. 業務を効率的に運用する

2.3.1. スケジューリングする

2.3.1.1. ガントチャートを作成する

2.3.2. 業務ごとに目標を決める

2.3.2.1. 目標を測定する評価指標を決める

2.3.3. 責任者を決める

2.3.4. 担当部署・担当者を決める

2.4. 対策

2.4.1. 正確性

2.4.1.1. 業務処理に必要な教育

2.4.1.2. 具体的なマニュアル等の整備

2.4.2. 迅速性

2.4.2.1. 必要に応じてITの導入

2.4.2.2. 不必要な業務の削減

2.4.2.3. 承認者の削減

2.4.2.4. 事前承認⇒事後サンプルチェックへ

2.4.3. 経済性

2.4.3.1. 低付加価値の業務を外部委託

2.4.3.2. 意思決定に必要な資料 のフォーマット化

2.4.3.2.1. 特に定時で使う資料

2.4.4. 有効性

2.4.4.1. KPIの設定と見直し

2.4.4.1.1. PDCAサイクルをまわす

2.4.5. 業務の再設計

2.4.5.1. 業務数を少なくする

2.4.5.2. 業務を自動化する

2.4.5.2.1. AI・RPAの利用

2.4.5.3. 業務処理時間を短くする

2.4.5.3.1. BPOを利用する

3. 業務処理の問題点

3.1. 間違いが多い

3.1.1. 業務を行うに当たっての知識・スキルを社員がもっていない

3.1.2. 時間がないため、いったん処理した内容をチェックしていない

3.1.3. 責任者の承認も形骸化している

3.1.4. 人員が少なく、ルールどおりではなく、現場ごとのやり方で行っている

3.1.5. 現場のモラールが落ちていて、仕事に対する責任感などが欠如している

3.2. 業務処理時間が長い

3.2.1. 考慮されなかった取引パターンがある

3.2.2. 規程・契約’(約束)が守られず、例外的な処理が多い

3.2.3. 承認者が多く、最終承認を得るまで時間がかかる

3.3. 非付加価値時間が多い

3.3.1. 探す時間

3.3.2. チェックする時間

3.3.3. 移動時間

3.3.4. だらだら会議時間

3.4. コスト・時間がかかりすぎている

3.4.1. 日常処理に追われて改善まで考える余裕がない

3.5. 必要なデータがでてこない

3.5.1. データの保存方法が決められていない

3.5.2. データの保存方法が守られていない

3.6. データが更新されていない

3.6.1. データの更新タイミングが決められていない

3.6.1.1. 顧客名簿

3.7. 作成したた文書の品質にばらつきがありすぎる

3.7.1. 社員により

3.8. 稼働率が低い

3.8.1. 社員

3.8.2. 会議室

3.8.3. ITシステム等