Conduire l'agence au poste principal

1. 2-Prendre TOUS les appels téléphoniques

1.1. faire 0 pour sortir

1.2. faire 61 avant choix clavier

1.3. si appel manqué, récupérer numéro de tél

1.4. si double appel, interrompre appel 1 pour prendre 2 et dire au 2 que je rappelle sans tarder (en validant le nom et le numéro de rappel) puis reprendre appel 1

2. 6-Administrer le recouvrement

2.1. Recouvrement 02.37.88.51.00

2.2. Pas d'encaissement demandé en NDC /contrat provisoire mais possibilité de demander un accompte de 1 mois + frais de souscription

2.3. Encaissement par chèques, cartes bancaires, espèces ou virements

2.3.1. Si montant chèque différent montant demandé, appeler le client pour voir ce qu'il veut faire : reglement complémentaire, renvoi du chèque ,...

2.3.2. Possibilité d'encaisser jusqu'à 3 chèques (max 90 jours pour client et 50 jours pour nouveau client) en mettant sur chacun un postit avec nom client montant et date encaissement

2.4. Si "souhaitez vous un avenant retro au terme" apparaît, répondre OUI si l'avenant doit se faire dès maintenant (ex ajout jeune conducteur), sinon préférer NON (ex petit dépassement kilométrique)

2.5. Remboursement au client par compensation ou chèques ou par virements si nous avons leur RIB - ATTENTION remboursement sur chéquier MMA PROVOST et non frais généraux

3. 4-Gérer les tâches régulières

3.1. Vérifier les notes de couvertures

3.2. prolonger les notes de couvertures de 15 jours si possible en appelant client

3.3. passer un coup de sopalin sur bureau + coup de balai

3.4. vérifier courrier dans boîte aux lettres agence

3.5. aller à la boîte postale 2 fois/semaine pour prendre et emmener courrier (BP153)

4. 5-Coordonner les sinistres

4.1. Sinistres auto et habitation avec la plateforme / Sinistres santé avec plateforme santé / Sinistres pro avec le siège

4.2. Sinistres auto plateforme n° 0980980911

4.2.1. - vérifier si garantie - vérifier franchise - appel plateforme et recueillir numéro de sinistre - envoi par mail des éléments sur [email protected] en mettant numéro de sinistre en objet

4.2.2. Demander au client le constat amiable et le garage dans lequel il souhaite faire les réparations

4.3. Sinistres habitation plateforme n° 0980980911

4.3.1. Demander au client le constat amiable dégat des eaux ou bien déclaration sous forme qui quoi comment où et combien

4.3.2. - vérifier si garantie - vérifier franchise - appel plateforme et recueillir numéro de sinistre - envoi par mail des éléments sur [email protected] en mettant numéro de sinistre en objet

4.4. Sinistres santé plateforme 09.69.39.60.63

4.4.1. envoi par mail des demandes de remboursements santé en indiquant en objet numéro de contrat [email protected]

4.4.2. Santé pour les prises en charges et demander les remboursements ou les prestataires 09.69.39.60.63

4.5. Sinitres pro voir avec le siège

4.5.1. Demander au client déclaration sous forme qui quoi comment où et pour combien il y en a de réparation

5. 1-Se mettre en contact

5.1. port Fabien 06.73.29.70.87 - Gisèle Babeix : 05.55.52.67.05

5.2. standard 02.43.41.72.72

5.3. questions auto et habitation (CNA) 02.43.41.31.91

5.4. Recouvrement 02.37.88.51.00

5.5. Informatique (CAI) 02.43.40.51.64

5.6. Imprimante uniquement ???

5.7. Production santé 03.88.11.70.31

5.8. PJ Perso: 09.69.32.22.52 PJ Pro : 02.43.39.16.17

5.9. Courtiers : Maxance 01.49.15.33.00 Zephir 02.40.28.36.36

6. 8-Gérer les problèmes techniques

6.1. pb informatique appel CAI

6.2. pb imprimante appeler le

6.3. pb papier imprimante

7. 3-Gérer le timing et le flux client

7.1. A l'ouverture, allumer les lumières

7.2. Entre 2 clients passer les appels en retard

7.3. Entre 2 clients, gérer les dossiers, défaire le courrier, gérer les mails de TOUTES les boîtes

7.4. A la fermeture, classer les papiers dans les dossiers

7.5. A la fermeture, gérer les retards, gérer les dossiers, défaire le courrier, gérer les mails de TOUTES les boîtes

7.6. Noter sur le planning Outlook commun les rv et les rappels à faire avec heure, nom client, num de tel, objet, MEL/MO/FAB, EXT/AGENCE

8. 7-Gérer le contrat auto

8.1. Gérer les NDC/contrat provisoire et les prolonger en appelant client

8.2. Avant de faire devis, poser 2 questions : pbs avec assurance actuelle + est ce un véhicule supplémentaire ou changement de véhicule

8.3. Identifier le conducteur principal et analyser le relevé d'information sur lequel il est indiqué

8.3.1. Conducteur principal : personne qui conduit le plus longtemps le véhicule

8.3.2. Relevé d'information : date d'édition (récent moins de 3 mois), présence du CP, état du contrat (résiliation compagnie ou contentieuse), bonus, sinistres (conforme à nos conditions d'acceptation), date de souscription (plus de 3 ans ou plus de 5 ans)

8.4. Demander ET mettre en GED TOUTES les pièces avant de souscrire en contrat définitif : carte grise, permis recto verso du CP, RI, RIB, kilométrage

8.5. Avant de souscrire, vérifier si prélèvement mensuel ou paiement annuel + vérifier date de souscription

8.6. - Avenant : Pour changement de forfait kilométrique en cas de dépassement des kilomètres Pour changement du conducteur principal Pour ajout ou suppression d’un conducteur complémentaire Pour un changement de véhicule on fait une NDC si le nouveau véhicule vient remplacer le véhicule actuel sinon on repart d’une Affaire Nouvelle - Modification administrative pour changement/ajout de souscripteur, changement d’immatriculation ou changement de mode de recouvrement (prélèvements mensuel, trimestriel, semestriels, etc.. à appel de cotisation trimestriels semestriels ou annuels) - Rectification : en cas de qualités du bonus et des antécédents : rectification des déclarations kilométriques : ajout/suppression d’un conducteur accompagnée, encadrée ou supervisée - Aménagements temporaires : remplacement temporaires du véhicule assuré chez MMA le temps de la réparation par un véhicule de prêt par le garage - Editions : pour éditer les attestations Rc, scolaire ou location de salles. - Demande de remboursement : remboursement des kilomètres non parcourus à la date d’échéances > bien vérifier que le RIB appartient à notre assuré sinon demander un RIB au client s’il n’y en a pas d’enregistrer sur la fiche client.

9. 9-Enrichir la fiche client

9.1. Nouveaux clients MMA : Créer sa fiche client et demander sa nationalité et sa ville de naissance obligatoirement

9.2. Lier les fiches clients : même famille, clientpro+perso

9.3. Décès client : enregistrer sa date de décès dès réception de l’acte de décès, faire les changements nécessaire à l’adresse du notaire le temps de la succession et arrêter les prélèvements (faire passer les contrats en appel de cotisation pour le notaire pour éviter les contentieux pour rejet de prélèvements) Après la succession si les héritiers veulent garder l’assurance chez MMA créer leur fiche clients et transférer le contrat sur leur fiche en changeant les souscripteurs, les modes de paiements et demander permis et RI si c’est un contrat auto

10. 10-Gérer le contrat santé

10.1. A la souscription, demander le numéro de sécurité sociale, la caisse de sécurité sociale d'affiliation

10.2. Editer les attestations en Ged dans les éditions périodiques

11. Difficultés principales : gestion du temps et gestion des appels !