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ACUERDO 42 DE 2002 by Mind Map: ACUERDO 42 DE 2002

1. artículo 2º de la Ley 80

1.1. Fijar políticas y establecer los reglamentos para el uso adecuado del patrimonio documental de las nación.

2. numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734

2.1. Es deber de todos los funcionarios públicos custodiar y cuidar la documentación.

3. artículo 21 de la Ley 594

3.1. las entidades de la administración publica deben elaborar programas de gestión documental.

4. artículo 22

4.1. Comprende producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos

5. artículo 23

5.1. los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.

6. artículo 26 de la Ley 594

6.1. es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones

7. CONSIDERANDO

8. ACUERDA

8.1. Artículo 1º objeto

8.1.1. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión

9. Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

9.1. deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental

10. Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión.

10.1. velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

11. Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.

11.1. debe basarse en la Tabla de Retención Documental La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

12. Artículo 5º. Consulta de documentos.

12.1. La consulta de documentos en los archivos de gestión, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.

13. Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos.

13.1. En el evento que se requiera trasladar un expediente deberá llevar un registro de la fecha del prestamo, identificacion del expediente, numero de folio, datos de quien retira el expediente.

14. Artículo 7º. Inventario documental.

14.1. -Instructivo Formato Único de Inventario Documental.

14.1.1. Entidad remitente,entidad productora, unidad administrativa, oficina productora, objeto,hoja número, registro de entrada, número de orden,código, fechas extremas, unidad de conservación, número de folios, soportes, notas