Auditoria Archivistica

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1. Este personal no es tenido en cuenta para otorgarles una formación, ya sea interna, sobre sus labores o de la importancia de los documentos.

1.1. las capacitaciones se dejan a un lado o con un intervalo de varios años, provocando personal incapacitado para la responsabilidad de administrar los archivos.

1.1.1. la adopción de un código de ética para los archivistas

2. estas de las que depende en una parte representativa la función archivística en una organización además de su lucha contra la corrupción.

3. quehacer de la función archivística dentro de todas las etapas del ciclo vital de los documentos

3.1. necesidades de las empresas de hoy y su contribución a resolver los problemas asociados al manejo de los documentos

4. procesos archivísticos, políticas de control y susceptibilidad a la corrupción.

4.1. procesos archivísticos, políticas de control y susceptibilidad a la corrupción.

5. La función archivística y su incidencia en la corrupción administrativa

5.1. fraccionando la información en subconjuntos, asignándoles un nombre o código, para luego analizar la información en función de las preguntas y objetivos propuestos

6. Matriz de análisis

6.1. se constituyó por categoría y subcategoría, fuente, texto, código analítico y comentarios

7. Procesos archivísticos

8. Etapas iniciales del documento

8.1. La producción, recepción, distribución y trámite se encuentran interrelacionados entre sí como el principio de toda operación dentro de una organización

8.1.1. analizar con anterioridad las funciones y procesos que dan origen a los trámites de cada dependencia

8.1.1.1. necesidad de controlar la recepción de los documentos, debido a que los sistemas actuales no generan ningún tipo de confianza, si no se cuenta con una ventanilla única de recepción, ni un funcionario que cumpla con esa función explícita

9. Organización

9.1. los procesos de producción, recepción, distribución y trámite, todos los todos los documentos llegan a una nueva etapa para hacer parte de un expediente.

9.1.1. aplicación de mecanismos que estén orientados a reducir este flagelo, debe iniciar con un buen diseño archivístico y con la utilización de sistemas modernos de gestión documental

9.2. herramientas archivísticas como los inventarios, las Tablas de Retención Documental y uno de los resultados de estas las transferencias.

9.2.1. Los inventarios solo son utilizados en el archivo central, los cuales son producto de las transferencias que realizan las diferentes oficinas.

10. Políticas de control

10.1. Cualquier diseño, mejora u otro proceso que se realice en una organización,siempre debe ir ejecutado a partir de unas políticas de control

11. Protección a los documentos

11.1. conjunto de actividades que se realizan para evitar que bajo cualquier modalidad, sufran agresión para realizar o ocultar un delito,

11.1.1. confidencialidad, integralidad, acceso y consulta que se debe garantizar a los archivos para que sean una verdadera fuente de información.

12. Aplicación de manuales

12.1. manuales que lleven a la aplicabilidad de las políticas de control

12.1.1. colaborar con el control de las actividades administrativas y su documentación para reducir la corrupción

13. Seguimiento de los recursos públicos

14. Susceptibilidad a la corrupción

14.1. Todas las entidades pueden ser susceptibles a presentar casos de corrupción, ya sea por falencias en sus procedimientos, deficiencia en los controles, personal inadecuado o simplemente por mala intención de ciertas personas que estudian las organizaciones para saber qué tipo de delitos pueden cometer en ellas.

15. Personal calificado

15.1. persona profesional, técnico o tecnólogo, del área de archivos

16. Hechos de corrupción

16.1. Las entidades del Estado adquieren una gran responsabilidad frente a la sociedad a la cual sirven, manejando grandes recursos o interviniendo en ellos, convirtiéndose en tentaciones hacia la corrupción

16.1.1. clientelismo político o el nombramiento de funcionarios públicos no por méritos, sino por favores políticos

16.1.1.1. la burocracia y la tramitología